Herramientas y habilitadores para el capital distribuido
El panorama de las subvenciones federales es complejo, pero existen herramientas que pueden ayudar a las organizaciones a gestionar la gestión de subvenciones de un extremo a otro y reducir la carga administrativa de los gobiernos y agencias. Con recursos limitados, los beneficiarios de las subvenciones deben planificar inteligentemente los desafíos que plantea la financiación de banda ancha del IIJA. La integración eficiente de la tecnología en el proceso de gestión de financiación de subvenciones también puede ayudar a agilizar los flujos de trabajo y ahorrar tiempo valioso al proporcionar una entrada de datos eficiente, señalar la documentación faltante y proporcionar paneles de control de cumplimiento generados automáticamente para que los tomadores de decisiones identifiquen elementos de acción. Las herramientas basadas en tecnología suelen ser más fáciles de utilizar para los subreceptores (como ISP, servicios públicos y otras organizaciones sin fines de lucro) para ayudarlos a rastrear sus registros y proporcionar una pista de auditoría defendible sobre qué elementos se han proporcionado y cuándo se proporcionaron. Las características clave disponibles en las soluciones tecnológicas que facilitan este proceso incluyen:
Listas de verificación de cumplimiento integradasFlujos de trabajo automatizadosComunicación con subbeneficiarios y otras partes interesadasIntegración con los sistemas financieros existentes.Paneles e informesDisponibilidad de documentación de auditoría.
Estas características anteriores permiten a los gobiernos y agencias gestionar el cumplimiento de sus subvenciones con costos recurrentes más bajos y un cambio de proceso único, al tiempo que brindan información para el liderazgo y el futuro. EY Grants Accelerator (EYGA) contiene todas estas características y más. EYGA es una herramienta que gestiona programas de subvenciones y mejora los resultados para los ciudadanos. EYGA cubre todo el proceso de gestión de subvenciones, incluidas las etapas previas, de adjudicación y posteriores a la adjudicación, lo que da como resultado un soporte de extremo a extremo. Sin embargo, ésta no es una solución única para todos. Entendemos que los líderes estatales tienen sus desafíos y riesgos y, por lo tanto, existen opciones de personalización específicas para las subvenciones de banda ancha basadas en el IIJA.
Otro aspecto a considerar es si el equipo de administración de subvenciones tiene suficiente personal para gestionar la afluencia de fondos de subvenciones e investigar cuestiones complicadas para mantener el cumplimiento de los requisitos federales. Sugerimos que los estados y agencias determinen cuáles serán los requisitos de tiempo estimados para administrar un determinado conjunto de subvenciones y validen que haya suficiente personal interno y/o contratistas externos capaces de respaldar adecuadamente las necesidades del programa de subvenciones.